飲み会の幹事ってなにをするの！？初めての幹事はドキドキしますよね。
この記事では出欠確認と当日の幹事のお仕事についてご紹介します
この記事で分かること
・飲み会の出欠確認のやりかた
・前日までにすること
幹事になったらすぐにやることはこちら
【初めての幹事】飲み会の幹事になったらやること（準備編） https://yarukiaru.com/sake-02/
出欠確認
開催するお店に「だいたい〇人～〇人でお願いします」とお願いしている場合、
人数確定の連絡をする必要あります。
何日前までに人数確定の連絡をすればいいかはお店によって異なりますので、
お店の予約段階で確認しておきましょう。
出欠確認の方法
・メール
一昔前はメールでの出欠確認もありましたが、最近はメールをあまりチェックしないひとが多い？と思うので、あまり使わないかもしれません。
ですが、職場の懇親会・飲み会ではメールが多い気がします。
・ハガキ
会社単位で案内を出す場合、どなたが出席してくださるのかわからないので、会社に案内状を送付出し、出欠回答のハガキを同封、「社名」「役職」「出席者の指名」などの記載欄を設けます。
・直接声がけ
職場の方などの場合、直接声をかけちゃったほうが早いです。
・LINEやチャットツール
お友達の場合はLINEのグループなどで声をかけてもOKです。
また、職場でチャット（コミュニケーションツール）などを導入している場合は、
そちらで声かけをしてもOKです
・回覧
古式ゆかしい紙での回覧もありです。
若い・下位の人たちから回すか、偉い・上位の人たちから回すかは、その時の作戦による！？
・調整さんなどの調整用ツール
幹事さんが取りまとめしやすいのがツールの使用ですね。ただ、慣れていない方にツールの使用を課すのは不案内かも？
少人数であれば口頭で聞くだけで済む出欠確認ですが、人数の規模や、格式によって何が便利なのかも変わってきます。
基本は、幹事が集計しやすい方法で出欠確認をやってしまいましょう。
回答締切、とりまとめ
予約しているお店との打ち合わせで、何日前までに人数確定をすればよいかが決まっていると思います。その前までには人数確定をする必要があります。
なので、遅くともお店に人数確定の連絡をする前日くらいまでには出欠の可否を連絡くれるように案内を出します。
結婚披露宴など、大規模で席順を検討しなければいけない場合は、検討する時間が必要なので、
もっと前までに取りまとめることが必要です。
お店の最終予約
お店と約束していた日までに、人数確定の連絡をします。
万が一、その後に誰か来れなくなってしまったら、その都度お店にその旨連絡します。
食材準備の関係上、キャンセルが出たとしても料金はかかってしまうことがあるかもしれません。
トラブルにならないために、キャンセルが出た場合の料金の取扱いについて事前に確認しておきましょう。
参加者へのリマインド
出欠確認まではコミュニケーションをとっていた人も、しばらくして懇親会のスケジュールを忘れてしまっていたりするかもしれません。念のため、２，３日前に、「〇〇日は懇親会楽しみにしてますね」などと声がけするのが吉です。
前日までに感じがやることは、出欠確認がメインです。回答をなかなかくれない人、忘れちゃってる人がいたり、お店にキャンセル料がかかってしまうことになって会費が高上りになってしまうかもしれない！みたいなことがあるかもしれません。
その都度誰かに相談するのが良いですが、それが難しい場合は、「回答が無い場合は不参加で承ります」とか、キャンセル料があることを見越してみなさんからの参加費は店側の料金よりも少し多く設定しておくなどの方法があります！
まずは想定される懸念点を先に洗い出し、先手を打って準備していきましょう！
幹事は慣れてくると、『自分の意のままに飲み会をディレクションできる』最高に楽しい仕事です。
ぜひ幹事を楽しんでください。
