電話が鳴った瞬間、頭が真っ白になる
職場で電話が鳴ったとき、胸がドキッとしたことはありませんか。
そして受話器を取った瞬間、相手の声が遠くなるような気がして、
「えっと……」と頭の中が空白になる。
会社名も、名前も、用件も、全部一度に飛び込んでくる。
「今、何を書けばいいんだっけ」
そう思った瞬間に、話はもう次の内容へ進んでいます。
電話のメモは、新人にとっていちばん難しい場面のひとつですよね。
何を書けばいいか分からない理由
電話が苦手なのは、あなたの能力の問題ではありません。
理由はとても単純で、
- 相手の話が止まらない
- 慣れていない
- 聞き返すのに勇気がいる
いろいろ同時に起きているからです
相手が目の前にいるなら口の動きや雰囲気でなんとなくわかりそうだし、
文字ならあとで読み返せる。
でも電話は、音だけでその場で全部を受け止めなければならない。
だから、うまくできなくて当たり前です。
電話メモは「完璧」じゃなくていい
電話のメモは、
きれいにまとめるためのものではありません。
目的はひとつだけ。
あとで、必要な人に必要なことを伝えられること
字は汚くてOK。
順番もぐちゃぐちゃでもいい。
途中で線が飛んでいてもいい。
「正しく書く」よりも、「残す」ことのほうが大切です。
電話メモは未完成でいいのです。
※電話のメモは、どんなノートに書くかでも、やりやすさが変わります。
「仕事用ノート、どれを選べばいいか分からない」という方はこちらも参考にしてみてください。
最低限、これだけ書けば大丈夫
電話がかかってきたとき、
まずはこの4つだけを意識してみてください。
- 会社名
- 相手の名前
- 用件
- 折り返し先（電話番号）
すべてを完璧に書けなくても、
「〇〇会社 △△様 〇〇の件 折り返し先電話番号」
これくらい残せていれば、仕事としては十分に役に立ちます。
（なんなら、会社名と名前は頭文字だけ（あとで思い出せればOK）で、電話番号はしっかりメモをすれば大丈夫）
細かい背景や事情は、あとで先輩が聞き直してくれます。
あなたの役目は、“つなぐための橋”を残すことです。
聞き取れなかったときの言い方
一番つらいのは、聞き取れなかったとき。
でも、聞き取れないまま電話を切ってしまうと、
相手や先輩への迷惑につながりかねません。
聞き取れなかったら、この一言で大丈夫です。
- 「恐れ入ります、もう一度お名前をお願いできますか」
- 「電話番号を復唱してもよろしいでしょうか」
- 「念のため確認させてください」
相手は、あなたを責めたりしません。社会人をやっていると、同じようなことはたびたびあるので、
相手は慣れています。
むしろ、「ちゃんと伝えようとしてくれている人」として、安心してくれます。
まとめ｜電話を取れた、それだけで一歩
会社にかかってきた電話を取ることってすごいことです。
会社の一員としての役割を果たしているのです。
電話のメモは、回数を重ねるほど、形になっていきますよ。
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「電話対応」「ビジネスマナー」「社会人の基礎」など、
新人向けの授業も多いので、
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