会社で働き始めて、地味にいちばん戸惑うのが「メール」だったりしませんか。
届いた相手に文字としてずっと残る。
変な書き方をしていないか、毎回少し不安になる。
「これ失礼じゃないのかな」
「toとccって何が違うの？」
「bccっていつ使うの？」
この記事では、新人社会人が最低限これだけ知っていれば大丈夫というメールの基本を、
やさしく整理してまとめました。
新人社会人がメールで不安になる理由
メールは「正解が分からない仕事」の代表格です。
- 敬語が合っているか分からない
- 誰を宛先に入れるべきか迷う
- 文章が長くなりすぎる
- 失礼になっていないか不安になる
しかも送ったら消せない。
だから怖い。
でも実は、ビジネスメールには型があります。
型さえ知っていれば、8割は解決します。
まず覚えたい｜to・cc・bccの違い
to（宛先）＝対応してほしい人
メインの相手です。
「このメールに返事・対応が必要な人」を入れます。
基本的には、直接やり取りしたい相手だけを入れればOKです。
cc＝共有しておきたい人
返信は不要だけど、内容を知っておいてほしい人。
自分が急にお休みしたときに、状況を把握して置いてもらいたい場合などに使います。
- 上司
- 関係部署
- チームメンバー
「こんなやり取りしています」という報告の意味合いです。
とくに必要なければ入れなくてもOK。
bcc＝他の人に見えない共有
受信者同士にアドレスが表示されない送り方です。cc や to に入れると全員のメールアドレスアドレスが全員に見えるのですが、見えてほしくない場合にbccにいれます。
新人のうちは、
社内メールなら基本 to と cc だけでOK と覚えておけば十分です。
最低限これだけ｜メールの基本テンプレ
件名：〇〇の件につきまして 株式会社〇〇 △△様 お世話になっております。 株式会社□□の（自分の名前）です。 （用件を簡潔に） よろしくお願いいたします。 ―――――――― 署名 ――――――――
ポイントは3つだけ。
- 件名は具体的に
- 用件は短く
- 結論から書く
作文しようとしなくて大丈夫。
「伝わること」がいちばん大事です。
新人がやりがちな失敗と対処法
文章が長くなりすぎる
→ 箇条書きにするだけで読みやすくなります。
誰をccに入れるか迷う
→ 「あとで共有が必要そうな人」を入れておけばOK。迷ったら上司。
送信ボタンが押せない
→ 完璧な文章は存在しません。7割できたら送って大丈夫。
メールは「うまさ」より「スピードと正確さ」のほうが評価されます。
まとめ｜メールはセンスではなく慣れです
メールが怖いのは、あなたが真面目だから。
でも大丈夫。
toは対応してほしい人
ccは共有
文章はシンプル
これだけ意識すれば、もう十分「社会人のメール」です。
回数を重ねれば、自然と書けるようになりますよ。
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