退職が決まったあと、多くの人が迷うのが退職することを関係者にどのように知らせるかだと思います。主には直接口頭か、メールでのお知らせになるかと思います。
本記事ではメールでお知らせする場合の詳細について記載しています。
誰に送る？
どのタイミング？
どんな言葉が失礼じゃない？
メールでお知らせする場合状況別にそのまま使える例文をまとめました。
必要なところだけコピーして使ってください。
退職メールを送るタイミング
▶退職願の書き方テンプレ（コピペ可）｜新人社会人でも迷わず作れる例文つき
基本の順番はこの流れです。
- 上司へ口頭報告
- 退職日確定
- メール送信
退職日が決まっていないのに辞めることだけを他者に知らせるのはNGです。
いらぬ憶測が飛び交う要因となります。
また、同じ部署や隣の席の人などにはきちんと口頭で伝えましょう。
小規模な企業なら、メールで知らせるほうが逆にヘンなので、直接伝えたほうがよいでしょう。
社内向け｜退職報告メール例文
件名：退職のご挨拶（氏名） お疲れさまです。 私事で恐縮ですが、このたび一身上の都合により 〇月〇日をもちまして退職することとなりました。 在職中は大変お世話になり、心より感謝しております。 残りの期間も、引き継ぎを含め 最後まで責任をもって努めてまいります。 これまで本当にありがとうございました。
社外向け｜取引先への退職挨拶メール
件名：退職のご挨拶（会社名・氏名） 〇〇株式会社 〇〇様 いつも大変お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 私事で恐縮ですが、 このたび一身上の都合により 〇月〇日をもちまして退職することとなりました。 在職中はひとかたならぬご厚情を賜り、 心より御礼申し上げます。 後任は〇〇が担当いたします。 今後とも変わらぬご指導を賜りますようお願い申し上げます。 本来であれば直接ご挨拶すべきところ、 メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。
最終日に送るメール例文
件名：退職のご挨拶（氏名） お疲れさまです。 本日をもちまして退職いたします。 これまで皆さまには多くのことを教えていただき、 心より感謝しております。 この経験を今後に活かしてまいります。 皆さまのご健康とご活躍をお祈り申し上げます。
退職メールを書くときのポイント
- 長く書かない
- 理由は簡潔に
- 感謝を入れる
- ネガティブ表現を書かない
退職メールは
「印象を整える文章」です。
正直さよりも、丁寧さを優先します。
よくある失敗
- 理由を書きすぎる
- 本音を書いてしまう
- カジュアルすぎる文章
- 送信先を間違える
特に多いのが
感情を書いてしまうことです。
退職メールは記録として残るため、
「誰が読んでも問題ない内容」に整えるのが基本です。
まとめ｜退職メールは形式が整えば大丈夫
退職メールに特別な文章力は必要ありません。
大切なのは
- 順番を守る
- 簡潔に書く
- 感謝を添える
この3つだけです。
文章に迷ったら、テンプレートを使えば大丈夫。
形式が整っていれば、きちんと伝わります。
退職やキャリアに迷うときは、判断材料を増やすだけでも視野が広がります。社会人向けの実務講座を受けられるオンライン学習サービスもあります。<広告>
